Senin pagi, laporan bulanan yang kamu tulis sejak Jumat tiba-tiba kehilangan dua halaman. Seseorang di tim tidak sengaja menghapusnya. Tenang dulu: bila dokumen itu tersimpan di Google Drive atau OneDrive, versi sebelum penghapusan hampir pasti masih ada. Fitur riwayat versi mencatat perubahan dokumen dari waktu ke waktu, sehingga kamu bisa melihat isi dokumen pada jam tertentu lalu memulihkannya, seluruhnya atau sebagian.
Apa yang Dicatat Riwayat Versi?
Setiap kali dokumen di cloud diubah, aplikasi menyimpan titik perubahan secara otomatis. Di Google Docs, Sheets, dan Slides, riwayat juga menunjukkan siapa yang mengubah bagian mana, lengkap dengan warna per orang. Di Word dan Excel, riwayat versi tersedia untuk file yang disimpan di OneDrive atau SharePoint. File yang hanya ada di hard disk komputer biasanya tidak punya riwayat seperti ini.
Memulihkan Dokumen di Google Docs, Sheets, dan Slides
- Buka dokumen, lalu pilih File > Riwayat versi > Lihat riwayat versi. Pintasannya Ctrl+Alt+Shift+H di Windows.
- Panel di sisi kanan menampilkan daftar waktu perubahan. Klik salah satu untuk melihat isi dokumen pada saat itu.
- Bila daftar terlihat terlalu ringkas, buka grup versi dengan mengklik tanda panah di sampingnya untuk melihat perubahan yang lebih rinci.
- Setelah menemukan versi yang benar, klik Pulihkan versi ini di bagian atas.
Memulihkan versi tidak menghapus riwayat. Versi terbaru sebelum pemulihan tetap tersimpan, jadi kamu bisa berubah pikiran.
Pulihkan sebagian saja
Sering kali kamu hanya butuh satu bagian yang terhapus, sementara bagian lain sudah diperbarui orang lain. Bila seluruh versi dipulihkan, pekerjaan terbaru mereka ikut mundur. Cara yang lebih aman:
- Buka versi lama di riwayat versi.
- Pilih titik tiga di samping versi itu, lalu buat salinan.
- Dari salinan tersebut, salin paragraf atau tabel yang dibutuhkan.
- Tempel ke dokumen terbaru, lalu hapus salinannya bila sudah tidak perlu.
Memulihkan File Word dan Excel di OneDrive
Untuk file Office yang tersimpan di OneDrive, ada dua jalan:
- Dari aplikasi Word atau Excel. Buka file, lalu cari Riwayat Versi di menu File > Info. Daftar versi muncul di panel samping. Buka versi yang diinginkan, lalu pilih untuk memulihkannya.
- Dari OneDrive di browser. Klik kanan file, lalu pilih Riwayat versi. Dari sana kamu bisa membuka, mengunduh, atau memulihkan versi lama.
Mengunduh versi lama adalah cara aman bila kamu hanya ingin mengambil sebagian isi, sama seperti trik membuat salinan di Google Docs.
Bagaimana dengan File Non-Google di Google Drive?
File PDF, gambar, atau file Office yang diunggah ke Google Drive juga punya riwayat, tetapi bentuknya berbeda. Riwayat itu terbentuk setiap kali kamu mengunggah versi baru dari file yang sama, bukan setiap kali ada ketikan. Lihat lewat klik kanan file lalu pilih menu pengelolaan versi. Versi lama untuk file jenis ini disimpan dalam jangka waktu atau jumlah tertentu, kecuali ditandai agar disimpan selamanya. Aturan pastinya bisa berubah, jadi cek halaman bantuan resmi Google Drive.
Tabel Ringkas
| Aplikasi | Letak riwayat | Catatan |
|---|---|---|
| Google Docs, Sheets, Slides | File > Riwayat versi | Mencatat perubahan rinci dan siapa pengubahnya |
| Word, Excel di OneDrive | File > Info, atau klik kanan di OneDrive | Hanya untuk file yang tersimpan di cloud |
| File unggahan di Google Drive | Klik kanan, kelola versi | Tercatat per unggahan, ada batas penyimpanan |
| File lokal tanpa cloud | Fitur pemulihan otomatis aplikasi | Terbatas, tidak bisa diandalkan sebagai riwayat |
Beri Nama pada Versi Penting
Riwayat otomatis bisa berisi ratusan titik. Mencari versi yang benar di antara semuanya cukup melelahkan. Di Google Docs, kamu bisa memberi nama pada versi tertentu lewat File > Riwayat versi > Namai versi saat ini. Contoh nama yang berguna:
- Draf pertama dikirim ke atasan
- Sebelum revisi klien
- Final disetujui 12 Agustus
Di panel riwayat, kamu bisa menyaring agar hanya versi bernama yang tampil. Kebiasaan ini sangat membantu saat dokumen dikerjakan banyak orang. Aturan main kerja bersama lainnya dibahas di artikel kolaborasi dokumen real-time.
Contoh: Angka Penjualan yang Tertimpa
Andi mengelola spreadsheet penjualan toko di Google Sheets. Suatu sore, rekannya menempelkan data baru di kolom yang salah sehingga angka bulan lalu tertimpa. Andi baru sadar keesokan harinya, setelah ada beberapa perubahan lain yang benar. Ia membuka riwayat versi, mencari versi sebelum jam penempelan, lalu membuat salinan dari versi itu. Dari salinan, ia menyalin kolom bulan lalu dan menempelkannya kembali ke spreadsheet utama. Perubahan yang benar dari rekannya tetap utuh.
Melihat Siapa Mengubah Apa
Riwayat versi juga berguna untuk hal selain memulihkan. Di panel riwayat Google Docs, aktifkan opsi untuk menampilkan perubahan agar teks yang ditambah atau dihapus diberi warna sesuai orangnya. Di Google Sheets, kamu juga bisa melihat riwayat satu sel: klik kanan sel tersebut, lalu pilih opsi untuk menampilkan riwayat edit. Fitur ini menjawab pertanyaan seperti siapa yang mengubah harga di sel ini dan kapan.
Pakai informasi ini untuk memperbaiki alur kerja, bukan untuk mencari kesalahan orang. Bila satu kolom sering salah isi, mungkin kolom itu perlu dikunci atau diberi validasi data.
Sebelum Panik, Cek Hal Ini
- Apakah file yang kamu buka memang file yang benar, bukan salinan dengan nama mirip?
- Apakah bagian yang hilang sebenarnya dipindah ke halaman lain? Coba cari dengan Ctrl+F.
- Apakah kamu masuk dengan akun yang benar? Akun pribadi dan akun kantor bisa menyimpan file berbeda dengan nama yang sama.
Kesalahan Umum
Mengira file lokal punya riwayat
File yang disimpan di folder Dokumen biasa tanpa sinkron cloud tidak punya riwayat versi lengkap. Pindahkan dokumen kerja penting ke folder yang tersinkron, dan siapkan cadangan terpisah. Strateginya ada di artikel backup dokumen dengan aturan 3-2-1.
Memulihkan versi penuh tanpa memberi tahu tim
Rekan yang sedang mengetik bisa kaget saat bagiannya tiba-tiba mundur. Kabari tim sebelum memulihkan, atau pakai cara pulihkan sebagian.
Menyimpan file dengan nama baru setiap revisi
Laporan_v2, Laporan_v3_final, Laporan_final_benar. Cara ini memecah riwayat menjadi banyak file. Simpan satu file saja dan biarkan riwayat versi bekerja, lalu beri nama pada versi penting.
Menunggu terlalu lama
Untuk beberapa jenis file, versi lama punya batas waktu penyimpanan. Bila kamu sadar ada yang hilang, segera periksa riwayatnya.
Riwayat versi bekerja diam-diam di belakang layar. Luangkan lima menit hari ini untuk mencoba membukanya di satu dokumen, supaya saat benar-benar dibutuhkan, kamu sudah tahu jalannya.