Berbagi dokumen dengan aman berarti menjawab tiga pertanyaan sebelum menekan tombol Bagikan: siapa yang perlu membuka file, apa yang boleh mereka lakukan, dan sampai kapan akses itu berlaku. Google Drive dan OneDrive sama-sama menyediakan pengaturan untuk ketiganya. Masalahnya, banyak orang langsung memilih tautan yang bisa dibuka siapa saja dengan akses edit, karena paling cepat. Pengaturan seperti itu nyaman hari ini, tetapi berisiko setahun kemudian.
Pertanyaan 1: Siapa yang Perlu Akses?
Ada dua cara memberi akses: mengundang orang tertentu lewat alamat email, atau membuat tautan.
- Undang orang tertentu bila penerimanya jelas. Hanya akun yang diundang yang bisa membuka file, walau tautannya diteruskan ke orang lain.
- Tautan untuk siapa saja praktis untuk materi yang memang boleh beredar luas, seperti brosur atau pengumuman. Siapa pun yang memegang tautan bisa membukanya.
- Tautan untuk organisasi tersedia bila kamu memakai akun kantor. Hanya orang yang masuk dengan akun organisasi yang sama yang bisa membuka.
Di Google Drive, pengaturan tautan ada di bagian Akses umum pada jendela berbagi, dengan pilihan seperti Dibatasi atau Siapa saja yang memiliki link. Di OneDrive, jenis tautan dipilih di pengaturan tautan saat kamu membagikan file. Pilihan yang muncul bisa berbeda antara akun pribadi dan akun kantor, karena admin organisasi dapat membatasinya.
Pertanyaan 2: Apa yang Boleh Mereka Lakukan?
| Peran | Bisa apa | Cocok untuk |
|---|---|---|
| Pelihat | Membaca saja | Laporan final, materi untuk klien |
| Pemberi komentar | Membaca dan berkomentar atau memberi saran | Atasan atau klien yang meninjau draf |
| Editor | Mengubah isi | Rekan yang ikut menulis |
Nama peran di atas mengikuti Google Drive. OneDrive umumnya memakai dua pilihan utama, yaitu bisa melihat dan bisa mengedit, dengan opsi tambahan pada akun tertentu.
Pegang prinsip akses paling kecil: beri peran terendah yang masih memungkinkan orang itu menyelesaikan tugasnya. Klien yang hanya perlu memberi masukan cukup diberi akses komentar.
Pengaturan tambahan yang sering terlewat
- Di Google Drive, pemilik bisa mencegah editor mengubah izin dan membagikan file ke orang lain. Pengaturannya ada di ikon roda gigi pada jendela berbagi.
- Untuk pelihat dan pemberi komentar, Google Drive juga menyediakan opsi agar mereka tidak bisa mengunduh, mencetak, atau menyalin. Opsi ini mengurangi penyebaran ulang, tetapi tidak bisa mencegah orang memotret layar.
- Di OneDrive, beberapa jenis akun bisa memblokir unduhan untuk tautan yang hanya bisa dilihat.
Pertanyaan 3: Sampai Kapan?
Akses yang tidak pernah dicabut adalah sumber kebocoran paling umum. Mantan pegawai, vendor yang kontraknya selesai, atau peserta pelatihan tahun lalu masih bisa membuka file bila aksesnya dibiarkan.
- OneDrive memungkinkan tanggal kedaluwarsa dan kata sandi pada tautan untuk jenis akun tertentu. Setelah tanggal itu, tautan berhenti bekerja.
- Google Drive memungkinkan masa berlaku akses untuk orang yang diundang pada jenis akun tertentu. Setelah tanggal yang ditetapkan, akses orang tersebut dicabut otomatis.
Ketersediaan fitur ini bergantung pada jenis akun dan kebijakan admin, dan bisa berubah. Bila opsi tersebut tidak muncul di akunmu, catat tanggal berakhirnya akses di kalender dan cabut secara manual.
Langkah Berbagi yang Aman
- Buka jendela berbagi pada file atau folder.
- Ketik email penerima bila penerimanya jelas. Hindari tautan publik untuk dokumen internal.
- Pilih peran terendah yang cukup.
- Atur masa berlaku bila tersedia, atau catat tanggal pencabutan.
- Untuk folder, ingat bahwa akses berlaku untuk seluruh isinya, termasuk file yang ditambahkan kemudian.
- Kirim tautan lewat saluran yang tepat, misalnya email kerja, bukan grup besar.
Meninjau Akses Secara Rutin
Jadwalkan pemeriksaan setiap tiga bulan. Di Google Drive, buka file atau folder penting lalu lihat daftar orang yang punya akses. Di OneDrive, bagian Dibagikan menampilkan file yang kamu bagikan, dan pengelolaan akses per file memperlihatkan tautan yang masih aktif. Hapus orang dan tautan yang sudah tidak diperlukan.
Saat ada anggota tim yang keluar, cabut aksesnya pada hari terakhir. Bila file penting dimiliki akun orang tersebut, pindahkan kepemilikan atau salin ke folder milik tim lebih dulu. Struktur folder yang dimiliki tim, seperti dijelaskan di artikel menyusun struktur folder cloud untuk tim kecil, membuat proses ini jauh lebih mudah.
Contoh Kasus
Sebuah klinik kecil membagikan folder berisi daftar jadwal dan data pasien ke perusahaan penyedia aplikasi selama masa uji coba. Tautan dibuat dengan akses edit untuk siapa saja. Setelah uji coba selesai, tautan itu masih aktif dan sempat diteruskan ke beberapa orang. Saat pemeriksaan rutin, pengelola klinik menemukannya, mengubah akses menjadi Dibatasi, dan menghapus akun vendor dari daftar. Untuk kerja sama berikutnya, klinik hanya membagikan data contoh tanpa identitas pasien, mengundang dua alamat email vendor dengan akses pelihat, dan menetapkan masa berlaku satu bulan.
Menyesuaikan Pengaturan dengan Jenis Dokumen
| Jenis dokumen | Cara berbagi | Peran | Masa berlaku |
|---|---|---|---|
| Brosur dan pengumuman | Tautan untuk siapa saja | Pelihat | Selama masih relevan |
| Draf untuk ditinjau klien | Undang email klien | Pemberi komentar | Sampai proyek selesai |
| Dokumen kerja tim | Undang anggota atau tautan organisasi | Editor | Selama menjadi anggota tim |
| Data pribadi, gaji, kontrak | Undang orang tertentu saja | Pelihat, tanpa unduh bila perlu | Sesingkat mungkin |
Untuk dokumen berisi data pribadi orang lain, seperti foto KTP, nomor rekening, atau data kesehatan, tanyakan dulu apakah file itu benar-benar perlu dibagikan. Sering kali cukup membagikan ringkasan tanpa data identitas. Bila file harus dibagikan, pilih penerima sesedikit mungkin dan cabut aksesnya segera setelah keperluan selesai.
Kesalahan Umum
- Tautan edit untuk siapa saja pada dokumen internal. Ganti ke undangan per orang.
- Membagikan folder induk padahal hanya satu file yang dibutuhkan.
- Mengandalkan tautan rahasia. Tautan bisa diteruskan, tersimpan di riwayat obrolan, atau terindeks di tempat yang tidak terduga.
- Akun pemilik tidak terlindungi. Pengaturan izin tidak berarti bila akun pemiliknya mudah dibobol. Aktifkan verifikasi dua langkah untuk akun kerja.
Mulailah dari dokumen paling sensitif yang kamu miliki hari ini. Buka jendela berbaginya, cek siapa saja yang punya akses, dan rapikan. Sepuluh menit pemeriksaan bisa mencegah masalah yang jauh lebih besar.